Conditions générales de vente

Conditions générales de vente d'hébergements et de services hôteliers

1. Objet

Les présentes conditions font partie intégrante du présent contrat d’hôtel. Toute dérogation doit se faire par écrit. Elles sont d’application à l’exclusion de toutes les conditions générales de vente, qui apparaissent sur les documents émanant du client et/ou du contractant pour autant qu’elles soient contraires aux premières.

L’accord du client et/ou du contractant sur les présentes conditions générales intervient au moment de la réservation. Aucune réservation n’est possible sans cet accord. Le client et/ou le contractant dispose de la faculté de sauvegarder et d’imprimer les présentes conditions générales.

2. Champ d'application

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent à toutes les réservations conclues par internet, via le site de l’établissement hôtelier, les plateformes de vente, par courriel ou par téléphone, pour les hébergements mentionnés ci-dessous, appelés ‘ Hôtel ‘.

Les caractéristiques principales des Services, sont présentées sur le site internet de !’Hôtel. Le Client est tenu d’en prendre connaissance avant toute réservation. Le choix et l’achat d’un Service est de la seule responsabilité du Client.

Les coordonnées des hébergements mis à disposition pour la vente en ligne et en direct sont les suivantes:

La Villa d’Olne
Chemin Henrotte 92
4900 SPA

Les Jardins de la Villa d’Olne
Chemin Henrotte 94
4900 SPA

Les hébergements forment un ensemble de 23 chambres, qui peuvent être louées de manière individuelle ou dans leur ensemble.
Des services annexes sont réservables en ligne tels que des prestations culinaires et de bien-être.

Ces conditions s’appliquent à l’exclusion de toutes autres conditions, et notamment celles applicables pour d’autres circuits de commercialisation des Services.

Il est porté à la connaissance du Client que !’Hôtel conclut des accords de partenariat avec des prestataires de voyage tiers afin de lui permettre, en utilisant les services proposés par ces partenaires sur leur site internet, de rechercher, sélectionner et réserver des chambres dans !’Hôtel.

Les plateformes de réservation qui commercialisent les services de Villa d’Olne sprl sont: reservit, booking.com, woocommerce. Toute réservation de chambres d’hôtel réalisée dans ces conditions implique la consultation et l’acceptation complète et sans réserve par le Client des conditions particulières du prestataire, des conditions de vente du tarif réservé et des présentes conditions générales de vente. Le Client déclare avoir obtenu de !’Hôtel toutes les informations nécessaires et disponibles sur le site Internet.

Les présentes Conditions Générales de Vente sont accessibles à tout moment sur le site Internet de l’Hôtel et prévaudront, le cas échéant, sur toute autre version ou tout autre document contradictoire.

Sauf preuve contraire, les données enregistrées dans le système informatique du prestataire constituent la preuve de l’ensemble des transactions conclues avec le Client. Ainsi, la saisie des informations bancaires, l’acceptation des Conditions Générales de Vente, des Conditions de Vente du tarif ou de la Demande de réservation, à entre l’Hôtel et le Client la même valeur qu’une signature manuscrite sur support papier. Les Registres informatisés conservés dans les systèmes informatiques de l’Hôtel seront conservés dans des conditions raisonnables de sécurité et considérés comme des preuves de communication, commande et paiement intervenues entre l’Hôtel et le Client.

L’Hôtel assure la conservation de l’écrit constatant la conclusion du contrat sous format électronique ou papier pendant une durée maximale de 5 ans.

Ces données sont traitées et destinées à l’Hôtel et peuvent être communiquées à ses éventuels partenaires chargés de l’exécution, du traitement, de la gestion et du paiement des réservations ainsi que du séjour du Client. Par ailleurs, l’Hôtel est susceptible d’adresser par courrier électronique à ses clients sa lettre d’informations, des offres promotionnelles, un questionnaire de satisfaction suite à son séjour hôtelier. L’hôtel s’engage à respecter le règlement global de protection des données, RGPD, en vigueur en Belgique.

Le Client est informé que son adresse IP est enregistrée au moment de la réservation.

Conformément à la loi belge, le Client dispose, à tout moment, d’un droit d’accès, de rectification, et d’opposition à l’ensemble de ses données personnelles en écrivant par courrier et en justifiant de son identité à: Villa d’Olne sprl, Chemin Henrotte 92, 4900 SPA.

La validation de la réservation de Services par le Client vaut acceptation sans restriction ni réserve des présentes Conditions Générales de Vente. Le Client reconnaît avoir la capacité requise pour contracter et acquérir les Services proposés sur le site internet de l’Hôtel.

Ces Conditions Générales de Vente pouvant faire l’objet de modifications ultérieures, la version applicable à l’achat du Client est celle en vigueur sur le site internet à la date de la réservation. Les présentes Conditions Générales de Vente sont applicables pendant la durée de mise en ligne des services proposées par l’Hôtel sur le Site internet de l’Hôtel. L’Hôtel se réserve le droit de fermer temporairement ou définitivement l’accès de son Site internet.

3. Les parties contractantes

Une personne qui passe la nuit à l’hôtel n’est pas nécessairement une partie contractante : un contrat d’hôtel peut-être conclu en son nom par un tiers.
Dans l’application des présentes conditions générales de vente, on entend par “contractant” la personne physique ou morale qui conclut un contrat de réservation d’hôtel et/ou qui est tenue à un paiement (à titre de contrepartie). Par le terme “client”, on entend la (les) personne(s) physique(s) qui a (ont) l’intention de loger à l’hôtel.

4. Réservations

Le client choisit les services présentés sur le site de l’établissement hôtelier ou sur internet. Le client reconnait avoir pris connaissance de la nature, de la destination et des modalités de réservation des services disponibles sur le site ou par internet et avoir sollicité et obtenu des informations nécessaires et/ ou complémentaires pour effectuer sa réservation en parfaite connaissance de cause. Le client est le seul responsable de son choix des services et de leur adéquation à ses besoins de telle sorte que la responsabilité de l’établissement hôtelier ne peut être recherchée à cet égard.
Toute réservation doit être accompagnée d’un numéro de carte de crédit valable, de sa date d’expiration et du nom de son titulaire afin de garantir celle-ci. En cas de« no show» (client non présent – réservation non annulée), la carte de crédit laissée en garantie sera débitée à concurrence des montants dus et à titre d’indemnité forfaitaire.
Le client s’interdit de conclure plusieurs contrats pour la même prestation auprès de plusieurs hôtels.
Process de réservation:
Le Client sélectionne sur le site Internet les services qu’il désire réserver, selon les modalités suivantes:
1 . Sélection du type de chambre et du tarif
2. Sélection des prestations annexes le cas échéant
3. Vérification et validation du détail de la réservation, du montant total de la réservation, des conditions du tarif
4. Indication de ses coordonnées
5. Saisie des coordonnées de sa carte bancaire en cas de garantie ou de prépaiement
6. Consultation et acceptation des conditions générales de vente et des conditions du tarif sélectionné préalablement à la validation de sa réservation
7. Validation de sa réservation
Le Client reconnait avoir pris connaissance de la nature, la destination et les modalités de réservation des Services proposées par l’Hôtel et avoir sollicité et obtenu les informations nécessaires pour effectuer sa réservation en toute connaissance de cause. Il est seul responsable de son choix de services et de leur adéquation à ses besoins, de telle sorte que la responsabilité de l’Hôtel ne peut être recherchée à cet égard.

Le Client s’engage à compléter les informations demandées sur la demande de réservation et atteste la véracité et l’exactitude des informations transmises.
Les informations contractuelles sont présentées en langue française et font l’objet d’une confirmation au plus tard au moment de la validation de la réservation par le Client.
Pour les réservations passées exclusivement sur internet, l’enregistrement d’une réservation sur le site du Prestataire est réalisé lorsque le Client accepte les présentes Conditions Générales de Vente en cochant la case prévue à cet effet et valide sa réservation. Le Client a la possibilité de vérifier le détail de sa réservation, son prix total et de corriger d’éventuelles erreurs avant de confirmer son acceptation. Cette validation implique l’acceptation de l’intégralité des présentes Conditions Générales de Vente et constituent une preuve du contrat de vente.
Il appartient donc au Client de vérifier l’exactitude de la réservation et de signaler immédiatement toute erreur.
La vente de Services ne sera considérée comme définitive qu’après l’envoi au Client de la confirmation de l’acceptation de la réservation par le Prestataire, par courrier électronique et après encaissement par celuici de l’intégralité du prix.
Toute réservation passée sur le site internet de l’Hôtel constitue la formation d’un contrat conclu à distance entre le Client et le Prestataire.
L’Hôtel se réserve le droit d’annuler ou de refuser toute réservation d’un Client avec lequel il existerait un litige relatif au paiement d’une réservation antérieure.

Chaque réservation est nominative et ne peut en aucun cas être cédée à un tiers.

5. Tarifs

Les Services proposés par le Prestataire sont fournis aux tarifs en vigueur sur le site internet de !’Hôtel lors de l’enregistrement de la réservation par le Prestataire. Les prix sont exprimés en Euros, HT et TTC.
Les tarifs tiennent compte d’éventuelles réductions qui seraient consenties par le Prestataire dans les conditions précisées sur le site internet de !’Hôtel.
Ces tarifs sont fermes et non révisables pendant leur période de validité, telle qu’indiqué sur le site internet de !’Hôtel, le Prestataire se réservant le droit, hors cette période de validité, de modifier les prix à tout moment.
Les tarifs sont indiqués avant et lors de la réservation faite par le Client. Ils s’entendent par chambre pour le nombre de personnes et la date sélectionnée.
Les tarifs sont confirmés au Client en montant TTC (faxes de séjour mentionnées en sus) dans la devise commerciale de !’Hôtel. Ils tiennent compte de la TVA au taux applicable au jour de la réservation; tout changement du taux applicable à la TVA sera automatiquement répercuté sur les tarifs indiqués à la date de facturation. Il sera de même de toute modification ou instauration de nouvelles taxes légales ou réglementaires imposées par les Autorités compétentes.
Le Client s’engage à régler ces diverses taxes sans contestation aucune auprès de !’Hôtel.
Le paiement demandé au Client correspond au montant total de l’achat.
Sauf mention contraire sur le Site, les prestations annexes (petit-déjeuner, etc … ) ne sont pas incluses dans le prix.
Une facture est établie par le Prestataire et remise au Client lors de la fourniture des Services réservés.
Pour les réservations de groupe, un devis est établi, en ligne ou par écrit par !’Hôtel. Aucune forme particulière de contrat n’est prescrite. Le contrat est conclu à partir de l’acceptation par une partie de l’offre faite par l’autre partie. En cas de contrat écrit, l’hôtelier doit mentionner les dates et heures d’arrivée et de départ du client ainsi que le prix convenu, la description des services demandés, le montant des arrhes et les conditions de règlement.

6. Paiement

L’hôtelier a la possibilité de demander un paiement complet ou partiel selon les tarifs choisis par les clients. En cas de défaut de paiement, l’hôtelier a le droit d’annuler la réservation d’hôtel sans préavis.
Si l’hôtelier reçoit à l’avance une
somme d’argent de la part du client, ce versement sera considéré comme des arrhes sur le prix contractuel, sauf disposition contractuelle contraire.
Les factures de l’hôtel sont payables au comptant sur présentation et au plus tard le jour du départ.
Sauf disposition contraire, l’hôtelier n’est en aucun cas tenu d’accepter les chèques, devises étrangères, cartes de crédit
ou autres moyens de paiement différés et le paiement doit intervenir dans la devise du pays où l’hôtelier est établi.
Le contractant est responsable du paiement de tous les services fournis au client, ainsi que des services déterminés à la conclusion du contrat, sauf disposition écrite contraire prévoyant que le coût est facturé au client. Les factures de l’hôtelier sont exigibles à l’adresse du siège social de l’établissement.

Toute réduction de prix, d’une remise ou d’une commission accordée par l’hôtelier devient caduque en cas de non- paiement de la facture à la date d’échéance.

En cas de défaut de paiement à l’échéance, le montant de la facture sera augmenté forfaitairement de 15% à titre d’indemnité sans sommation ni mise en demeure avec un minimum de 75 euros. Les intérêts de retard seront de 1 % par mois entamé à partir de l’échéance.

Ces pénalités sont réciproques en cas de sommes dues par l’hôtelier.

En cas de paiement au comptant au jour de la réservation (Tarif Non Annulable Non Remboursable) :

Le prix est payable comptant, en totalité au jour de la confirmation de la réservation par le Client, selon les modalités précisées à l’article «Réservations» ci-dessus, par voie de paiement sécurisé:

– par cartes bancaires : bancontact, maestro, Visa, MasterCard, American Express.

Lors de la réservation, le Client communique ses coordonnées bancaires en précisant le nom de la carte bancaire, le numéro de la carte bancaire, la date de validité {la carte bancaire doit être valable jusqu’à la date de fin du séjour) et le cryptogramme.

Les données de paiement sont échangées en mode crypté grâce au protocole SSL.

Le Client se présentera à !’Hôtel avec la carte bancaire lui ayant permis de réaliser le paiement de la réservation. Il pourra lui être demandé de présenter une pièce d’identité dans le cadre des procédures de prévention contre la fraude aux cartes bancaires.

Le Prestataire ne sera pas tenu de procéder à la fourniture des Services commandés par le Client si le prix ne lui a pas été préalablement réglé en totalité dans les conditions et ci-dessus indiquées.

Les paiements effectués par le Client ne seront considérés comme définitifs qu’après encaissement effectif des sommes dues par le Prestataire.

En cas de paiement au comptant à la fourniture des services (Tarif Flexible) :

Le prix est payable comptant, en totalité au jour de la fourniture des Services réservés dans les conditions définies à l’article «Fourniture des Services» ci-après et comme indiqué sur la facture remise au Client, par voie de paiement sécurisé :

– par cartes bancaires : bancontact, maestro, Visa, MasterCard, American Express.

Les données de paiement sont échangées en mode crypté grâce au protocole SSL.

L’Hôtel demandera au Client, lors de son arrivée, de régler un dépôt de garantie ou d’autoriser le débit de sa carte bancaire, en vue de garantir le paiement des sommes correspondant aux prestations consommées sur place.

Le Client communiquera alors ses coordonnées bancaires en précisant le nom de la carte bancaire, le numéro de la carte bancaire, la date de validité (la carte bancaire doit être valable jusqu’à la date de fin du séjour) et le cryptogramme.

Il pourra être demandé au Client de présenter une pièce d’identité dans le cadre des procédures de prévention contre la fraude aux cartes bancaires.

Les paiements effectués par le Client ne seront considérés comme définitifs qu’après encaissement effectif des sommes dues par le Prestataire.

Pour les réservations de groupe: des arrhes qui représentent 50% du montant total pour les prestations sont prévues contractuellement et doivent être immédiatement réglées à l’hôtelier et cela au moment de la réservation.

Durant une période de hautes saisons, et selon le tarif réservé, il est possible que l’hôtelier demande au moment de la réservation un acompte de 100% sur l’entièreté du séjour, en ayant préalablement prévenu le client.
En cas de défaut de paiement, l’hôtelier a le droit d’annuler la réservation d’hôtel sans préavis.

7. Droit de rétractation

Le contractant et/ou le client privé et agissant pour ses besoins personnels ne dispose pas du droit de renoncer à l’achat en cas de réservation effectuée moins de 3 jours calendrier avant le début des prestations. Le client privé ne dispose pas du droit de renoncer à son achat en cas d’offres spéciales
(réservations non remboursables) ou en cas de réservation portant sur l’organisation d’évènement.
Le contractant et/ou le client professionnel ne dispose d’aucun droit de rétractation, sauf accord exprès et contraire de l’hôtelier.

8. Fourniture des Prestations

Les Services réservés par le Client, qui comprennent les prestations de réservation de chambres d’hôtel et de prestations annexes seront fournis selon les modalités suivantes, dans les conditions prévues aux présentes Conditions Générales de Vente complétées par les Conditions de vente du Tarif dont le Client a pris connaissance et qu’il a acceptées lors de sa réservation sur le site Internet de !’Hôtel.
A son arrivée, il sera demandé au Client de présenter sa pièce d’identité afin de s’assurer de son obligation de compléter une fiche de Police.
L’Hôtel est un espace entièrement non-fumeur. Le client sera tenu responsable des dommages directs et/ ou indirects, consécutifs, résultant de l’acte de fumer dans !’Hôtel. Il sera par conséquent, redevable de l’intégralité du montant des frais de nettoyage et de remise en l’état initial de l’élément ou l’espace endommagé.
Les animaux, dès lors qu’ils sont tenus en laisse ou en cage dans les parties communes de l’établissement, peuvent être acceptés selon la politique en vigueur de !’Hôtel moyennant le paiement d’un supplément. Pour des raisons d’hygiène, les animaux ne sont pas admis dans les partie communes.
Les effets personnels du Client laissés dans la chambre de !’Hôtel, notamment à l’extérieur du coffre-fort ou dans les espaces publics de !’Hôtel relèvent de son entière responsabilité. L’Hôtel ne saurait être tenu responsable de la perte, du vol, des détériorations ou des dommages causés auxdits effets.
Le client accepte et s’engage à utiliser la chambre en bon père de famille. Aussi tout comportement contraire aux bonnes mœurs et à l’ordre public amènera !’Hôtel à demander au Client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et ou sans aucun remboursement si un règlement a déjà été effectué. Dans le cas où aucun règlement n’a encore été effectué, le client devra s’acquitter du prix des nuitées consommées avant de quitter l’établissement.
Le Client sera tenu responsable de l’intégralité des dommages directs et/ou indirects, consécutifs, dont il est l’auteur, constatés dans la chambre réservée ou qu’il pourrait causer au sein de !’Hôtel. En conséquence, il s’engage à indemniser !’Hôtel à hauteur du montant desdits dommages, sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être dus, frais de procédure et d’avocats engagés par !’Hôtel. En cas de privatisation des lieux, le client s’engage à signer et respecter la charte de gestion des lieux en bon père de famille.

Un accès WIFI (payant ou non) permettant aux clients de se connecter à internet peut être proposé selon la Politique en vigueur de l’Hôtel.
Sauf disposition expresse contraire, la Chambre sera mise à la disposition du Client le jour de son arrivée à 16 heures et le Client quittera la chambre le jour de son départ à 12 heures. A défaut, une nuitée supplémentaire sera facturée au Client. Le Client devra vérifier sa date de départ. En cas de départ anticipé, des frais équivalents à une nuitée seront imputés, sauf si le Client en a avisé l’Hôtel au moins 24 heures avant son départ.
Le Prestataire s’engage à faire ses meilleurs efforts pour fournir les Services réservés par le Client, dans le cadre d’une obligation de moyen.
Le Client disposera d’un délai de 8 jours à compter de sa date de départ de l’Hôtel pour émettre, par écrit, des réserves ou réclamations concernant la fourniture des Services, avec tous les justificatifs y afférents, auprès de l’Hôtel.
Aucune réclamation ne pourra être valablement acceptée en cas de non-respect de ces formalités et délais par le Client.
A défaut de réserves ou réclamations expressément émises dans ce délai par le Client lors de la réception des Services, ceux-ci seront réputés conformes à la réservation, en quantité et qualité.
En cas de délogement :
En cas d’évènement exceptionnel, cas de force majeure ou d’impossibilité de mettre la chambre réservée à disposition du Client, l’Hôtel de réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement le Client dans un hôtel de catégorie équivalente, pour des prestations de même nature et sous réserve de l’accord préalable du Client.

9. Annulations

-Annulation et modification d’une réservation par un client privé agissant pour son compte personnel:
En cas d’annulation ou modification par le client de la réservation au tarif non annulable non remboursable:
Pour quelque raison que ce soit, une somme correspondant à 100% du montant total prépayé sera de plein droit acquise au Prestataire et facturée au Client.
En cas d’annulation ou modification par le client de la réservation au tarif standard:
Le client peut annuler ou modifier sa réservation sans frais pour autant que cette annulation ou cette modification intervienne au moins 7 jours calendrier avant le début de la prestation.
En cas d’annulation endéans les 7 jours qui précèdent la date d’arrivée, la totalité du montant de la réservation sera portée en compte du client/contractant.
En cas de « no show » (réservation non annulée, non présentation du client), l’intégralité de la réservation sera due par le client/contractant.
-Annulation ou modification d’une réservation pour un groupe ou d’une réservation par un client/contractant professionnel ou d’une réservation d’un évènement:

Une réservation peut être annulée ou modifiée sans frais pour autant que cette annulation ou cette modification intervienne plus d’1 mois avant le début des prestations.
En cas d’annulation ou modification effectuée entre 30 et 15 jours avant le début de la prestation, 50 % du prix convenu sera dû par le client/contractant.
En cas d’annulation ou modification effectuée entre 15 et 1 jour avant le début de la prestation, 100 % du prix convenu sera dû par le client/contractant.
-Annulation ou modification d’une réservation du fait de l’hôtelier:
Si l’hôtelier se trouve dans l’impossibilité d’exécuter le contrat, ce dernier pourra offrir au client un arrangement de qualité ou de catégorie équivalente ou supérieure. Toute différence de prix qui en découlerait est à charge de l’hôtelier.
Si l’hôtelier néglige d’offrir le logement défini contractuellement ou un logement similaire, ce dernier sera redevable au client/contractant de dommages et intérêts forfaitaires de 75 EUR par nuitée convenue et non offerte.
Néanmoins, l’hôtelier pourra se dégager de ses obligations ou en suspendre l’exécution s’il se trouve dans l’impossibilité de les assurer du fait de la survenance d’un événement indépendant de sa volonté ou échappant à son contrôle, ainsi qu’en cas de force majeure, et notamment en cas de destruction partielle ou totale de l’hôtel, grève, catastrophe, incendie, accident technique interne ou externe et d’une manière générale en cas de tout événement ne permettant pas la bonne exécution du service.

10. Validité

La validité des présentes conditions générales n’est pas affectée par la nullité éventuelle d’une de ses dispositions.

11. Loi applicable

Le contrat de réservation d’hôtel est régi par la loi belge. Tous les litiges découlant du présent contrat seront tranchés par le tribunal compétent du lieu d’implantation de l’hôtel.